ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішенням зборів суддів

Вознесенського міськрайонного суду

від 02.09.2015 року №16

 

 

зі змінами та доповненнями  внесеними згідно з рішенням зборів суддів  від 25.01.2021року (протокол № 1)

 

Засади використання

автоматизованої системи документообігу суду

 

І.       Загальна частина

1.1.     Засади використання автоматизованої системи документообігу суду визначають порядок функціонування автоматизованої системи документообігу в Вознесенському міськрайонному суді Миколаївської області урегулювання яких відповідно до Закону України «Про судоустрій і статус судів» та Положення про автоматизовану систему документообігу, відноситься до повноважень зборів суддів Вознесенського міськрайонного суду Миколаївської області, які забезпечують:

реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції, в тому числі судових справ, етапів їх руху;

об’єктивний та неупереджений розподіл судових справ між суддями з додержанням принципів випадковості та в хронологічному порядку надходження судових справ, з урахуванням завантаженості кожного судді (збалансованого навантаження);

визначення присяжних для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

надання фізичним та юридичним особам інформації про стан розгляду судових справ у випадках, встановлених законом;

оприлюднення передбаченої цими Засадами інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

автоматичне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

передачу судових справ до електронного архіву.

1.2.     Інші питання, що стосуються здійснення автоматичного розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду, наказами керівника апарату суду про визначення функціональних обов’язків та прав користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

1.3. Для функціонування автоматизованої системи працівники апарату Вознесенського міськрайонного суду Миколаївської області забезпечують:

своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних (інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

своєчасне надання (позбавлення) права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

захист інформації автоматизованої системи в суді;

своєчасне надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень) учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

1.4. Збори суддів Вознесенського міськрайонного суду Миколаївської області мають визначені цими Засадами повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

 

ІІ.  Порядок функціонування автоматизованої системи

 

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи документообігу суду.

2.1.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Вознесенському міськрайонному суді визначаються на підставі наказів голови суду та керівника апарату суду.

Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов’язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор Вознесенського міськрайонного суду.

Обов'язки технічного адміністратора суду виконує головний спеціаліст з інформаційних технологій суду.

Електронні примірники наказів голови суду та керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2.   Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами інформацію.

2.1.3.  Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається.

2.1.4.  Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5.   Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в Вознесенському міськрайонному суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування – технічний адміністратор.

2.1.6.   Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції та етапів її руху.

2.2.1.    Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується працівниками апарату Вознесенського міськрайонного суду, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2. На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. Особливості заповнення реєстраційної картки визначаються відповідними інструкціями з діловодства.

До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файлу.

2.2.3.   Дата реєстрації та вхідний номер документа, що складається з номера за порядком у відповідному році та року реєстрації, формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4.   Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код Вознесенського міськрайонного суду (473) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри).

2.2.5. Автоматизованою системою  автоматично формується номер провадження судової справи. Цей номер має містити  індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7.   Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

 

2.3. Розподіл судових справ між суддями

 

2.3.1.  Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  Вознесенського міськрайонного суду Миколаївської області, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

З автоматизованого розподілу виключаються судді, які є близькими родичами чи членом сім’ї слідчого, прокурора, підозрюваного, обвинуваченого, їх захисника, заявника, представника заявника,  потерпілого, представника потерпілого, цивільного позивача, представника цивільного позивача, цивільного відповідача, представника цивільного відповідача, сторони, або інших осіб, які беруть участь у справі (в разі  наявності достовірної  та підтвердженої інформації під час розподілу справи).

 У разі неможливості до кінця робочого дня здійснити  автоматизований розподіл справ і матеріалів, які надійшли до канцелярії до закінчення робочого дня, але підлягають негайному розгляду, такі справи розподіляються  в автоматизованому режимі в інший (не робочий)час, за усною вказівкою   голови суду або особою, яка виконує обов’язки  голови.

        2.3.2. У суді може застосовуватися:

автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у  судовій справі судді;

повторний автоматизований розподіл судових справ.   

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів Вознесенського міськрайонного суду Миколаївської області з урахуванням цих Засад.

2.3.3.     Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

• у період відпустки судді. У разі відкликання судді з відпустки для розгляду конкретної справи (конкретних справ) або вирішення службових питань, він не включається на цей період в систему автоматизованого розподілу;
• за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;
• під час тимчасової непрацездатності судді;
• за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
• на підставі рішення загальних зборів суддів;
• закінчення терміну повноважень судді;
• відсторонення судді  від здійснення правосуддя;
• в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

У разі встановлення в електронному табелі у зв'язку з відпусткою, відрядженням, тощо заборони для розподілу судових справ відповідальна особа на підставі рішення зборів суддів про включення судді до автоматизованого розподілу, вносить до електронного табелю зміни шляхом тимчасового зняття заборони для розподілу справ. 

Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

 

 

2.4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.4.1     Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за такими правилами:

із загального списку суддів визначаються судді, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу;

для суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється розрахунок коефіцієнтів навантаження;

із числа суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу з урахуванням визначених автоматизованою системою коефіцієнтів навантаження здійснюється визначення судді для розгляду конкретної судової справи за принципом випадковості.

2.4.2     Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 цього Положення, Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.

2.4.3     Коефіцієнт, що врахує форму участі судді в розгляді судових справ для головуючого судді (одноособово) становить - 1; головуючого (у складі колегії) -0,6; як члена колегії – 0,5.

Коефіцієнти складності справ затверджені зборами суддів Вознесенського міськрайонного суду 11.01.2011 р. (протокол № 1 від 11.01.2011 року).

2.4.4     Обрання судді за випадковим числом здійснюється відповідно до коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.4.5     Копія табеля обліку використання робочого часу щодо суддів Вознесенського міськрайонного суду, що складається для виплати заробітної плати, вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня після підписання цього табеля.

2.4.6.     Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 цих Засад, не допускається.

 

2.5. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.5.1  Зборами суддів Вознесенського міськрайонного суду запроваджено спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.             

Спеціалізація суддів визначається із розрахунку розподілу не менше двох суддів на одну спеціалізацію.

2.5.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

2.5.3  Збори суддів Вознесенського міськрайонного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п’ять робочих днів;

які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.

Розподіл справ, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні у Вознесенському міськрайонному суді Миколаївської області  здійснюється відповідно до графіку чергування  суддів.

2.5.4  Збори суддів Вознесенського міськрайонного суду визначають коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.5.5    Збори суддів  мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.5.6     Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.3.10–2.3.14 пункту 2.3 цих Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Вознесенського міськрайонного суду.

 

2.6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.6.1  Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. 
            За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

       Автоматизований розподіл клопотань про надання дозволу на проведення негласної слідчої (розшукової) дії здійснюється між слідчими суддями.
          Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

2.6.2   Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.6.3 Якщо судова справа підлягає розгляду (перегляду) колегією суддів, при автоматизованому розподілі судових справ автоматизованою системою в Вознесенському міськрайонному суді визначається головуючий суддя із числа всіх суддів суду з урахуванням їх спеціалізації.

Після визначення судді-доповідача (головуючого судді) автоматизованою системою визначається склад колегії суддів із числа всіх суддів відповідного суду з урахуванням їх спеціалізації.

В разі неможливості розподілу справи між суддями з врахуванням спеціалізації, то розподіл справи здійснюється без врахування спеціалізації, але за рішенням зборів суддів.

2.6.4  Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів - членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 цього Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

 2.6.5  Автоматизований розподіл судових справ, пов’язаних із виборчим процесом, процесом проведення референдуму, а також судових справ про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, здійснюється з урахуванням навантаження судді судовими справами зазначених категорій.

2.6.6 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.6.7  Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження) судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування  наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.6.8 При об’єднанні судових справ автоматизованою системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю (суддів), якому передано для розгляду ці судові справи.

Не підлягають автоматизованому розподілу судові справи, які надійшли до суду для вирішення питання про їх об’єднання у порядку, визначеному частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України.

Не підлягають автоматизованому розподілу зустрічний позов та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмету спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, які надійшли до Вознесенського міськрайонного суду , а передаються раніше визначеному судді для вирішення питання щодо спільного їх розгляду.

Не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються раніше визначеному судді заяви про скасування заходів реагування, застосованих в межах відповідної судової справи.

2.6.9   У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.

            При роз’єднанні (виділенні) судових справ системою автоматично перераховується коефіцієнт навантаження на суддю із врахуванням таких судових справ.

2.6.10  Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Вознесенського міськрайонного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи.

 Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.6.11 У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів у Вознесенському міськрайонному  суді  після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів Вознесенського міськрайонного суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

 2.7. Визначення запасного судді у кримінальному провадженні

 

2.7.1 Запасний суддя визначається за правилами автоматизованого розподілу справ між суддями.

2.7.2 Результатом визначення запасного судді є протокол автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.7.3 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення запасного судді.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення запасного судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення запасного судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматичне визначення запасного судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.8. Заміна основного судді запасним суддею у кримінальному провадженні

 

2.8.1 У разі заміни основного судді запасним суддею створюється протокол  заміни основного судді запасним суддею, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.8.2  Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про заміну основного судді запасним суддею.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо заміни основного судді запасним суддею автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол заміни основного судді запасним суддею роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про заміну основного судді запасним суддею може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.9. Визначення слідчого судді

 

2.9.1 Визначення слідчого судді здійснюється за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.9.2 Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення слідчого судді.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення слідчого судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення слідчого судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматичне визначення слідчого судді може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.10. Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

 

2.10.1 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу), ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

2.10.2  Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді (судді-доповідачу) передаються також:

 судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

судові справи про перегляд заочного рішення.

Якщо суддя перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному, або з інших підстав виключений з автоматизованого розподілу справ, то їх  передача здійснюється у перший день, коли здійснюється розподіл на такого суддю.

Якщо надійшла заява про видачу дублікату виконавчого листа, а суддя перебуває у відпустці, на лікарняному, у відрядженні, або з інших підстав виключений з автоматизованого розподілу справ, то з метою недопущення порушення строку розгляду справи, розподіл здійснюється   на іншого суддю.

Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

• судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368–373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259–264, 267 (крім частини дев’ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, розділом 8 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;
• клопотання (подання) про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом, клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню. У разі  виходу судді у відпустку за три робочі дні йому справи не передаються.
• матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

У разі надходження клопотань, які надійшли в межах  одного кримінального провадження і перебували у провадженні декількох слідчих  суддів, то розподіл здійснюється  на суддю, який першим приймав участь. Клопотання, які надійшли у вихідні та святкові дні передаються на розгляд черговому   слідчому судді, незалежно від того, чи перебувало у провадженні чергового слідчого судді зазначене кримінальне провадження чи іншого слідчого судді.

• судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
• зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;
• заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

-  заяви про відновлення втраченого судового провадження;

          - заяви про забезпечення позову, доказів.

В разі надходження заяв по справам до 2010 р., тобто до дати внесення судових рішень до КП Д-3, таким  заявам присвоюється новий номер, але передаються раніше визначеному судді.

2.10.3  У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (судді-доповідача) у випадках, передбачених підпунктами 2.3.44-2.3.45 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, такі судові справи та матеріали підлягають автоматизованому розподілу.

2.10.4   Результатом розподілу судової справи шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді є протокол передачі судової справи раніше визначеному складу суду, що створюється в автоматизованій системі уповноваженою особою апарату суду.

Протокол передачі судової справи раніше визначеному судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

 

2.11. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями

 

2.11.1 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями застосовується у випадках визначених законом, а також з метою заміни одного, декількох суддів, всього складу суду, збільшення складу суду в порядку, визначеному підпунктами 2.3.4, 2.3.23 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

     2.11.2 В разі перебування в провадженні слідчого судді клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, в межах якого слідчим суддею було надано дозвіл на затримання особи з метою приводу для розгляду  клопотання про обрання запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою і така особа була затримана й доставлена до суду у вихідний чи святковий день, то клопотання про обрання запобіжного заходу передається для вирішення черговому слідчому судді. В разі перебування слідчого судді у відпустці, на лікарняному, у відрядженні, або з інших підстав, за яких слідчий суддя не здійснює судочинство, за умови  доставки до суду затриманої особи, для розгляду клопотання про обрання запобіжного заходу  у вигляді тримання під вартою на підставі ухвали  слідчого судді особи, така справа в цей же день передається до канцелярії для здійснення повторного автоматизованого розподілу.

2.11.3 Винятково у разі, коли суддя (судді) у передбачених законом випадках не може (не можуть) продовжувати розгляд справи, невирішені судові справи передаються для повторного автоматизованого розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов'язки), що додається до матеріалів справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.11.4   Судова справа підлягає повторному автоматизованому розподілу у разі, якщо суддя, в провадженні якого перебувала судова справа, зазначена в підпункті 2.3.43 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, на момент повернення її із суду апеляційної чи касаційної інстанцій не працює в Вознесенському міськрайонному  суді або таку судову справу неможливо передати судді з підстав, зазначених у пункті 2.3.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.11.5 За вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) здійснюється повторний автоматизований розподіл судових справ у разі виявлення очевидних помилок в налаштуваннях автоматизованої системи діловодства суду при автоматизованому розподілі справ, що призвели до порушення порядку визначення судді (колегії суддів) для розгляду справи.

Електронний примірник такого розпорядження вноситься до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання.

2.11.6 Результатом повторного автоматизованого розподілу судової справи є протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями Вознесенського міськрайонного суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про повторний автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.11.7   Результатом повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді є протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про повторне автоматичне визначення запасного (слідчого) судді.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол повторного автоматичного визначення запасного (слідчого) судді роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.12. Автоматизований розподіл судових справ між суддями після відновлення роботи автоматизованої системи

 

2.12.1  Знеструмлення електромережі суду, вихід з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення про автоматизовану систему документообігу суду фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки), із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.

2.12.2   Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3  Положення про автоматизовану систему документообігу суду обставин.

2.12.3   У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи,пов’язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання,вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється між суддями в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу, згідно черговості за списком суддів складеним в алфавітному порядку та з урахуванням даних табеля обліку робочого часу суддів та спеціалізації.

Не пізніше наступного робочого дня після усунення зазначених обставин до автоматизованої системи вноситься інформація про її розподіл.

 

2.13. Неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями

 

2.13.1 У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про неможливість автоматизованого розподілу судових справ між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.13.2   У разі усунення обставин, що унеможливлюють здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ, такий розподіл відбувається відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

 

2.14.  Передача судових справ для подальшого розгляду суддею (колегією суддів)

 

2.14.1    Після автоматизованого розподілу судових справ автоматизованою системою відповідальна особа суду не пізніше наступного робочого дня передає судові справи визначеному автоматизованою системою головуючому судді (судді-доповідачу).

2.14.2  Інформація щодо процесуальних дій та судових рішень вноситься до автоматизованої системи відповідним користувачем автоматизованої системи.

 

2.15.  Визначення присяжних

 

2.15.1  У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою, здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

У випадках, визначених Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою, здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості двох осіб.

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

2.15.2  Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою - п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначаються три основні та два запасні присяжні з додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.15.3   У разі неможливості виконання основним присяжним своїх обов’язків або у разі його відводу (самовідводу) до участі у судовому провадженні залучаються запасні присяжні.

Основні присяжні визначаються автоматизованою системою із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа запасних присяжних.

2.15.4  Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою – п'ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, основних та запасних присяжних залишилось менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою визначається добір присяжних зі списку присяжних, із додержанням принципу рівної ймовірності відбору, з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі в судовому провадженні.

Загальна кількість присяжних, визначених частиною першою цього підпункту, має бути не меншою семи осіб з урахуванням кількості основних присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

Якщо після виконання вимог, передбачених частинами першою – п’ятою статті 387 Кримінального процесуального кодексу України, присяжних залишилось не менша кількість від необхідної для участі в судовому провадженні, автоматизованою системою із списку присяжних, визначених частиною другою цього підпункту, добираються основні присяжні та визначаються два запасних присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору з числа присяжних, що не були звільнені або відведені від участі у судовому провадженні.

2.15.5  Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

2.15.6    Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Також автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення основних та запасних присяжних.

У разі необхідності визначення основних присяжних з числа запасних присяжних автоматизованою системою автоматично формуються відповідні звіти.

Доступ для коригування протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо визначення основних та запасних присяжних автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол визначення основних та запасних присяжних роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення основних та запасних присяжних може бути роздрукований для службового використання в суді.

 

2.16.  Внесення до автоматизованої системи відомостей щодо набрання судовим рішенням законної сили

 

2.16.1  У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної  скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов’язків.

Вознесенський міськрайонний суд зобов’язаний здійснювати контроль за своєчасним внесенням до автоматизованої системи відомостей про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) та направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень.

Відомості про набрання судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції) вносяться до автоматизованої системи відповідальною особою суду відповідно до її функціональних обов’язків або головуючим суддею (суддею-доповідачем).

Персональну відповідальність за організацію в суді своєчасного внесення до автоматизованої системи відомостей про набрання  судовим рішенням законної сили (у тому числі за результатами розгляду судом апеляційної чи касаційної інстанції), направлення таких відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень несе керівник апарату суду.

2.16.2   У Вознесенському міськрайонному суді до автоматизованої системи вносяться відомості про набрання судовим рішенням законної сили, які направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень:

у разі ухвалення судового рішення, яке не може бути оскаржене, не пізніше наступного робочого дня після виготовлення та підписання повного тексту відповідного судового рішення. У разі прийняття рішення за наслідками розгляду у письмовому провадженні – не пізніше наступного робочого дня після набрання судовим рішенням законної сили;

у разі закінчення строку для подання апеляційної скарги, якщо таку скаргу не було подано.

 

2.17.  Надання інформації про стан розгляду судових справ

 

2.17.1  На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження , прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

2.17.2  Для отримання інформації у суді діє підсистема електронного довідника. Електронний довідник встановлюється для забезпечення оперативного надання інформації, зазначеної у підпункті 2.8.1 пункту 2.8 Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

2.17.3   Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

2.17.4   Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

2.17.5   На веб-порталі судової влади України щоденно оприлюднюється така інформація:

список судових справ, призначених до розгляду (дата та час розгляду судової справи; склад суду; єдиний унікальний номер судової справи; сторони у справі; суть судової справи). У Вознесенському міськрайонному суді додатково зазначається форма судочинства;

 список апеляційних скарг (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; сторони у судовій справі; дата надходження апеляційної скарги; дата надсилання судової справи до апеляційного суду);

 список автоматично розподілених судових справ (єдиний унікальний номер судової справи; дата надходження судової справи; дата визначення складу суду; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи);

            інформація щодо стадій розгляду судових справ (назва суду; єдиний унікальний номер судової справи; номер провадження; дата реєстрації; склад суду; сторони у судовій справі; суть судової справи; стадія розгляду судової справи; звіт про автоматизований розподіл судової справи).

Не оприлюднюється інформація щодо сторін та суті судової справи, якщо таке обмеження встановлено чинним законодавством.

Списки формуються автоматично на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації.

 

2.18.  Централізоване зберігання процесуальних та інших документів, виготовлених у судах

 

2.18.1  Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у Вознесенському міськрайонному суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматичного розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до цього Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі.

Доступ для коригування зазначених документів автоматично блокується автоматизованою системою.

 

2.19.    Надсилання електронних документів до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ

 

2.19.1  Оригінали електронних судових рішень, засвідчені ЕЦП, направляються до Єдиного державного реєстру судових рішень у порядку, визначеному Порядком ведення Єдиного державного реєстру судових рішень.

2.19.2  Надсилання оригіналів електронних документів Вознесенського міськрайонного суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ здійснюється автоматизованою системою в автоматичному режимі відповідно до регламентів, затверджених спільними наказами ДСА України та відповідних державних органів і установ.

 

2.20.    Підготовка статистичних даних

 

2.20.1.  Автоматизована система Вознесенського міськрайонного суду забезпечує:

введення у повному обсязі первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи відповідними користувачами автоматизованої системи;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю введених первинних даних відповідно до переліку відомостей про судові справи;

формування статистичних звітів в автоматичному режимі на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу Вознесенського міськрайонного суду;

перевірку в автоматичному режимі умов логічного контролю статистичних звітів Вознесенського міськрайонного суду;

зведення статистичних звітів та іншої статистичної інформації в автоматичному режимі;

формування узагальнюючих та аналітичних показників в автоматичному режимі;

передачу та отримання офіційних статистичних звітів у межах автоматизованої системи документообігу Вознесенського міськрайонного суду:

від Вознесенського міськрайонного  суду до територіального управління ДСА в Миколаївській області;

від Вознесенського міськрайонного суду до ДСА України та вищих спеціалізованих судів;

формування іншої оперативної статистичної звітності на підставі наявних даних в автоматизованій системі документообігу суду за будь-який період часу для отримання інформації про поточну ситуацію в Вознесенському міськрайонному суді з метою здійснення аналізу щодо підвищення продуктивності, ефективності та якості судових процедур.

2.20.2  Форми статистичної звітності та періодичність їх подання затверджуються наказами ДСА України.

2.20.3  Електронний примірник кожного статистичного звіту зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП уповноваженої особи суду.

Доступ для коригування зазначеного статистичного звіту автоматично блокується автоматизованою системою.

У такий спосіб створюються оригінали електронних статистичних звітів, які надсилаються в автоматичному режимі до центральної бази даних автоматизованої системи.

 

2.21.    Передача судових справ до електронного архіву

 

2.21.1  До електронного архіву суду передаються усі відомості щодо розглянутих судових справ, які внесені до бази даних автоматизованої системи.

 

ІІІ. Забезпечення безпеки автоматизованої системи та моніторинг її функціонування

 

3.1. Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

3.2. Забезпечення цілісності та збереження інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування відповідного програмного забезпечення і технічних ресурсів, комплексів, організаційних заходів.

3.3. Для підтримки працездатності автоматизованої системи, моніторингу її функціонування суд надсилає до адміністратора автоматизованої системи базу даних автоматизованої системи суду не пізніше наступного робочого дня після отримання від адміністратора автоматизованої системи відповідного запиту.

3.4. Доручення адміністратора автоматизованої системи щодо порядку функціонування автоматизованої системи в Вознесенському міськрайонному суді є обов’язковими до виконання.

3.5. Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів.

3.6.  Інформація щодо стану навантаження на кожного суддю відповідного суду є відкритою для суддів цього суду та не може бути обмежена.

 

Прикінцеві та перехідні положення

 

    4.1. Зміни до Засад набирають чинності з дня їх затвердження зборами суддів Суду.

    4.2. У разі внесення змін до Засад, збори суддів Суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад.

    4.3. Засади та зміни до них вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на веб-порталі судової влади України не пізніше наступного дня, що настає після прийняття рішення зборами суддів Суду про їх затвердження.